Adviesrapport Het puberbrein van de overheid
Overheidsorganisaties hebben hun informatie niet op orde. Daarvan hebben ze niet alleen zelf last, ook burgers worden hiervan de dupe. Als overheden met elkaar of met maatschappelijke organisaties in ketens samenwerken, worden de problemen nog groter. Dat constateren de Raad voor Cultuur en Raad voor het openbaar bestuur in hun gezamenlijke advies aan minister Bussemaker ‘Het puberbrein van de overheid. Informatiebeheer in ketensamenwerking’.
Het zal je maar gebeuren. Je bent negen jaar en je ontvangt al jarenlang aanslagen inkomstenbelasting. Ergens is een vergissing gemaakt. Je wordt verward met iemand anders. Of je persoonsgegevens zijn verkeerd vastgelegd. Je gegevens zitten in zoveel overheidsbestanden, maar waar zit de fout? Ligt het aan de gemeente, aan de Basisregistratie Personen, aan de Belastingdienst…? Dat moet toch te achterhalen zijn, zou je denken. Maar telkens als je ouders denken dat het is opgelost, valt er weer een blauwe envelop op de mat, met jouw naam erop.
De overheid heeft structureel te weinig oog voor het belang van informatie, informatiemanagement en informatiebeheer. Dat is de kern van het probleem. Bij de inrichting van samenwerkingsprocessen moet informatiebeheer daarom het vertrekpunt zijn, niet het sluitstuk. En er moet hierover tussen de betrokken partijen voldoende afstemming zijn, zeker ook over de waardering en selectie van informatie.
De raden waarschuwen dat informatie van de overheid onbruikbaar wordt als verwijzingen doodlopen, omdat de bijbehorende gegevensbestanden zijn vernietigd of onvindbaar zijn. Hoe schadelijk deze 'link rot' kan zijn voor het functioneren van en vertrouwen in bestuurders en overheidsorganen, werd bijvoorbeeld duidelijk bij de veelbesproken ‘Teevendeal’.
Overarchivering
Tegelijkertijd ligt ook ‘overarchivering’ op de loer: juist omdat er zo weinig aandacht is voor informatiemanagement, worden er geen afgewogen keuzes gemaakt over archiveren en wordt er meer bewaard dan nodig en toegestaan is. Dat leidt tot extra kosten voor opslag en beheer. Bovendien werkt 'overarchivering' ongeoorloofd gebruik in de hand van gegevens die er eigenlijk niet meer horen te zijn.
Voor dit taaie probleem zijn er geen pasklare oplossingen. De huidige Archiefwet biedt in elk geval onvoldoende houvast; daarin is elk bestuursorgaan verantwoordelijk voor zijn eigen archief, maar niemand voor het geheel van overheidsinformatie dat in ketens gedeeld wordt.
Beheer keteninformatie
In hun advies doen de raden aanbevelingen om de problematiek rondom het beheer van keteninformatie beter in beeld en onder de aandacht te brengen. Ook doen zij suggesties om waardering en selectie van overheidsinformatie in ketens beter te faciliteren. Hiervoor is een nauwe samenwerking tussen de ministeries van OCW en BZK noodzakelijk, zowel op bestuurlijk als ambtelijk niveau.